Brondocumentgebruik
Soorten brondocumenten
De wet noemt in artikel 10, onder a en b twee soorten brondocumenten:
- Bij algemene maatregel van bestuur aangewezen brondocumenten;
- Een door een daartoe aangewezen ambtenaar opgemaakt document van constatering.
De bij algemene maatregel van bestuur (Besluit bag) aangewezen brondocumenten zijn opgesomd in artikel 7, onder a t/m m:
- Zogenaamde 'reguliere brondocumenten' zoals bedoeld in artikel 7, onder a t/m l;
- Verklaring van een daartoe aangewezen ambtenaar zoals bedoeld in artikel 7, onder m.
De omgang met zogenaamde reguliere brondocumenten, zoals bijvoorbeeld vergunningen en straatnaambesluiten, spreekt voor zich. Om deze reden wordt hier specifiek het gebruik van de 'verklaring van een daartoe aangewezen ambtenaar' en de 'door een daartoe aangewezen ambtenaar opgemaakt document van constatering' toegelicht.
Ambtelijke verklaring
Artikel 7, onder m, eerste t/m derde lid uit het Besluit bag is een opsomming van voorbeelden van soorten mutaties waarvoor de ambtelijke verklaring gebruikt kan worden. Hiermee worden uitdrukkelijk geen verschillende soorten verklaringen bedoeld.
De ambtelijke verklaring is bedoeld voor bijhouding van gegevens over objecten die op basis van een regulier brondocument of constatering in de BAG zijn opgenomen.
Document van constatering
Objecten die niet langs reguliere weg in de registratie zijn beland, worden opgenomen op basis van een document waarin de constatering van de aanwezigheid van het object is vastgelegd. Het object krijgt bij die opneming de aanduiding 'geconstateerd' (artikel 19, eerste lid en vierde lid, onder a). Voor bijhouding van gegevens over het object, en het verwijderen van de aanduiding 'geconstateerd' als blijkt dat e.e.a. past binnen de regels van vergunningvrije bouw, kan weer een 'ambtelijke verklaring' dienen.
De BAG maakt weliswaar onderscheid tussen objecten die wel en niet langs reguliere weg in de registratie komen, maar doet uitdrukkelijk geen uitspraak over (il-) legaliteit.
Juridische status
Huisnummer-, straatnaam- en woonplaatsbesluit
Vanuit de BAG regelgeving zijn er geen aanvullende eisen ten aanzien van de totstandkoming en publicatie van besluiten. De BAG volgt hierin het bestaande gemeentelijke proces.
Stand- en ligplaatsbesluit
De aanwijzing en vaststelling van stand- en ligplaatsen in de zin van de Wet bag is een zuiver administratieve handeling, die geen rechtsgevolgen heeft. Er wordt met name geen bepaalde juridische status mee in het leven geroepen. Vanuit de BAG regelgeving zijn er geen aanvullende eisen ten aanzien van de totstandkoming en publicatie van besluiten. De BAG volgt hierin het bestaande gemeentelijke proces.
Ambtelijke verklaring en document van constatering
De ambtelijke verklaring en het document van constatering dienen uitsluitend als basis voor de opname van gegevens in de BAG.
Mandaat en ondertekening
Artikel 10, eerste lid, onderdeel b, uit de Wet bag en artikel 7, lid m van het Besluit bag 2017 stellen dat brondocumenten worden opgesteld door daartoe aangewezen ambtenaren. Dit is van belang bij besluiten waarmee formele objecten (standplaats, ligplaats, openbare ruimte, nummeraanduiding en woonplaats) worden vastgesteld. Of ambtenaren zijn 'aangewezen' kan bijvoorbeeld worden geregeld in de functiebeschrijving of in het mandaatregister.
Vanuit wet- en regelgeving op het gebied van de BAG zijn er geen aanvullende voorschriften. De BAG schrijft bijvoorbeeld niets voor over de vorm of de (digitale) ondertekening van brondocumenten.
Eisen aan brondocumenten
Brondocumenten moeten aan enkele eisen voldoen.
In Artikel 5.2.1. van de memorie van toelichting op de nieuwe wet BAG wordt vermeld dat brondocumenten te allen tijde binnen een redelijke termijn opvraagbaar en raadpleegbaar moeten zijn.
In het artikel staat verder dat brondocumenten in het register blijvend worden bewaard en dat dit is gewaarborgd door aanpassingen in de desbetreffende Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen in het kader van de Archiefwet 1995. Uit de selectielijst blijkt dat brondocumenten aangaande de BAG niet verwijderd mogen worden en dus bewaard moeten blijven. Het is expliciet niet de bedoeling dat brondocumenten uit de BAG na een bepaalde periode vernietigd worden.
